Manajemen Umum BAB X

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

( KOMUNIKASI )

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manajer karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan, dan fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus di komunikasikan kepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi manajemen baik secara lisan maupun tertulis.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur :

1.      Sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti.

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi.

3.      Sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

PROSES KOMUNIKASI

Ada dua model dalam proses komunikasi, yaitu :

1.      Model komunikasi antar pribadi

Model ini adalah model yang paling sederhana di dalam proses komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai berikut :

a.       Pengirim ( Sender = Sumber ) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.

b.      Pengkodean ( Encoding ), pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

c.       Pesan ( Message ), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

d.      Saluran ( Channel ), adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

e.       Penerima ( Recaiver ), adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

f.       Penafsiran Kode ( Decoding ), adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

g.      Umpan Balik ( Feedback ), adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi

2.      Komunikasi dalam organisasi

Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada empat faktor, antara lain :

a.         Jalur komunikasi formal

            Efektifitas komunikasi akan efektif melalui dua cara :

-          Jalur formal dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi.

-          Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.

b.      Struktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan status dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

c.       Spesialisasi Jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.

d.       Pemilikan Informasi

Individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :

1.      Komunikasi Vertikal

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.

2.      Komunikasi Lateral atau Horizontal

Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.

3.      Komunikasi Diagonal

Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :

1.      Pemutusan kebutuhan manusiawi.

2.           Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.

3.      Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

4.       Sumber informasi hubungan pekerjaan.

            Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF

Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

1.      Hambatan Organisasional

a.  Tingkatan Hirarki

Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

b.  Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

c.   Spesialisasi

Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

d.   Hambatan Antar Pribadi

Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :

-          Persepsi selektif

-           Kedudukan komunikator

-           Keadaan membela diri

-           Pendengaran lemah

-           Ketidak tepatan penggunaan bahasa

PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :

1.      Kebutuhan akan komunikasi yang efektif

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2.      Komunikator yang lebih efektif

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.      Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.

2.      Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

3.      Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.

4.      Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.

5.      Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.

6.      Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.

7.      Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.

8.      Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.

9.      Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.

10.  Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.

Referensi :

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/pengarahan-pengembangan-organisasi.html

Manajemen Umum BAB IX

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

( MOTIVASI )

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan suatu proses untuk mencoba mempengaruhi seseorang agar melakukan sesuatu yang kita inginkan. Seorang karyawan mungkin menjalankan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, mungkin pula tidak. Maka dari itu hal tersebut merupakan salah satu tugas dari seorang pimpinan untuk bisa memberikan motivasi (dorongan) kepada bawahannya agar bisa bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan. Motivasi adalah juga subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.

Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya yang selanjutnya akan menentukan efektivitas manajer. Ada dua faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal atau disebut juga persepsi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang semuanya ini mempunyai pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau tujuan. Dorongan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk perilaku.

·         PENTINGNYA MOTIVASI

Dalam bab IX ini akan dibahas berbagai permasalahan tentang pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana menggerakkan para anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya, bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan komunikasi didalam organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi dan bagaimana mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.

Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi dan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi sangatlah penting karena akan menentukan efektifitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.

·         PANDANGAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI

Pandangan motivasi dalam organisasi dapat dilihat dari tiga jenis teori motivasi yang ada, yaitu :

1.      Model Tradisional

            Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan sistem pengupahan insentif untuk memacu para pekerja agar memberikan produktivitas yang tinggi.

            Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan penghargaan dalam wujud materi (uang). Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi. Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja akan mencari jaminan daripada hanya kenaikan upah kecil dan sementara.

2.      Model hubungan Manusiawi

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat perhatian yang lebih besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.

3.      Model Sumber Daya Manusia

McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengkritik model hubungan manusiawi, bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti, dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

·         TEORI-TEORI MOTIVASI

Teori-teori Motivasi dapat diklarifikasikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

1.Teori Petunjuk (prescriptive theories), yaitumengemukakan bagaimana memotivasi para karyawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.

2.Teori-teori Isi (content theories) kadang-kadang disebut teori-teori kebutuhan (need theories), adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi. Teori-teori yang sangat terkenal diantaranya :

o       Hirarki Kebutuhan dari Psikolog Abraham H. Maslow.

o       Frederick Herzberg dengan teori motivasi-pemeliharaan atau motivasi-higienis.

o       Teori prestasi dari penulis dan peneliti David McCleland.

3.Teori Proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi. Teori-teori yang termasuk kategori teori-teori proses adalah:

o       Teori Pengharapan

o       Pembentukan perilaku (Operant Conditioning)

o       Teori Porter-Lawler

o       Teori Keadilan.

·         TEORI-TEORI ISI

Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :

1.      Hirarki kebutuhan Maslow

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :

o       Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)

o       Kebutuhan harga diri (esteem needs)

o       Kebutuhan sosial (social needs)

o       Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)

o       Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)

2.      Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.

Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :

o       Pekerjaan yang kreatif dan menantang

o       Prestasi

o       Penghargaan

o       Tanggungjawab

o       Kemungkinan meningkat

o       Kemajuan

3.      Teori Prestasi

Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan profesional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :

o       Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.

o       Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.

o       Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.

o       Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.

·         TEORI-TEORI PROSES

Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :

1.      Teori Pengharapan (Expectancy theory)

Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :

o       Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi.

o       Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.

o       Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.

Menurut Victor Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :

o       Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu.

o       Menilai balas jasa dari hasil usahanya.

REFERENSI :

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/bab-ix-pengarahan-pengembangan.html

Manajemen Umum BAB VIII

Penyusunan Personalia

Ø Proses Penyusunan Personalia

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.

Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:

·          Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.

·         Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.

·         Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.

·         Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.

·         Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.

·         Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan-tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.

·         Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.

Ø Perencanaan Sumber Daya Manusia

Suatu perusahaan atau organisasi yang baik dan bertanggungjawab serta ingin memelihara kesinambungan bisnis dalam jangka panjang, harus sudah memikirkan kepeduliannya pada saat awal pendirian perusahaan, yaitu dengan cara menetapkan visi, misi dan tujuan perusahaan. Dalam perkembangannya, budaya organisasi dan perubahan global akan mempengaruhi tiga hal tersebut Visi merupakan suatu pernyataan ringkas tentang cita-cita organisasi yang berisikan arahan yang jelas dan apa yang akan diperbuat oleh perusahaan di masa yang akan datang. Untuk mengujudkan visi tersebut maka perusahaan melakukan pengembangan misi yang akan dijalani dalam tiap aktivitas; Misi merupakan penetapan tujuan dan sasaran perusahaan yang mencakup kegiatan jangka panjang tertentu dan jangka pendek yang akan dilakukan, dalam upaya mencapai visi yang telah ditetapkan; Tujuan perusahan adalah mencapai keuntungan maksimum.

Pernyataan tentang visi dan misi yang jelas harus sesuai dengan budaya dan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pasar sehingga dapat menumbuhkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan memupuk semangat kerja karyawan, menumbuhkan rasa keharmonisan di dalam kehidupan kerja karyawan, dan menumbuhkan standar kerja yang prima. Rumusan visi yang jelas akan mengantarkan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Namun, semua hal tersebut belum dapat berfungsi dengan baik, jika tidak diimbangi dengan strategi yang tepat dalam penerapannya. Dengan demikian, rumusan visi, misi dan tujuan perusahaan perlu ditetapkan dalam suatu strategi yang tertuang dalam kebijakan perusahaan.

Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah bergantung pada kinerja sumberdaya manusia yang secara langsung atau tidak langsung memberi kontribusi pada perusahaan, yang meliputi pemangku kepentingan eksternal (stake holders) dan kepentingan internal (karyawan) yang dimiliki oleh perusahan. Untuk memperoleh kinerja optimal dari keberadaan karyawan dalam perusahaan maka perusahaan perlu menetapkan strategi yang tepat, yaitu dengan memikirkan bagaimana mengelola karyawan agar mau mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Manfaat Perencanaan SDM:

·         Mengoptimalkan SDM yg sudah ada

·         SDM yang sudah ada akan dapat dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup : jumlah tenaga kerja, kualifikasi tenaga kerja, masa kerja, pengetahuan /ketrampilan yang dimiliki, bakat/minat yang perlu dikembangkan. Hasil inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk promosi, mutasi ,peningkatan kemampuan karyawan.

Ø  Penarikkan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

·         Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

·         Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan

Ø Latihan dan Pengembangan Karyawan

Para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek atau untuk memperlajari ketrampilan-ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.

Program-program latihan tidak hanya penting bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi kelompok kerja, dan bahkan bagi Negara.

·         Penilaian dan Identifikasi Kebutuhan

Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan organisasi mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan.

·         Sasaran-sasaran Latihan dan Pengembangan

Sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar-standar dengan mana prestasi kkerja individual daan efektivitas program dapat diukur.

·         Isi Program

Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apapun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta.

·         Prinsip-prinsip Belajar

Ada beberapa prinsip kerja (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara-cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip-prinsip ini adalah program bersifat partisipatif,relevan, pengulangan dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan.

·         On-the-job Training

Tekhnik-tekhnik “on-the-job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervise langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman.berbagai macam tekhnik ini yang biasa digunakan dalam praktek addalah sebagai berikut :

1.      Rotasi Jabatan

2.      Latihan Instruksi Pekerjaan

3.      Mmagang

4.      Coachinh

5.      Penugasan sementara

·         Metode-metode Simulasi

Diantara metode-metode simulasi yang paling umu digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode Studi Kasus Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alternativ.

2. Role Playing

Tekhnik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Tekhnik role playing dapat mengubah sikap peserta, seperti menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan mengembangkan ketrampilan antar pribadi.

3. Business Games

Business management (game) adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.

4. Vestibule Training

Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan tetapi oleh pelatih-pelatih khusus. Area-area terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan digunakan paada pekerjaan sebenarnya.

5. Latihan Laboratorium

Tekhnik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.

6. Program-program Pengembangan Eksekutif

Program-program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau lembaga-lembaga pendidika lainnya.

Teknik-teknik Presentasi Informasi

Tujuan utama teknik-teknik presentasi informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau ketrampilan kepada para peserta. Metode-metode yang biasa digunakan :

1.      Kuliah

2.      Presentasi Video

3.      Metode Konperensi

4.      Programmed Instruction

5.      Studi Sendiri

Ø  Pemberian Kompetensi Kepada Karyawan

Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dating. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan.

Penentuan KompensasiTiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :

·         Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)

·         Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)

·         Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing).

Referensi :

Ahmad fadillah blog http://dillahexclusive.blogspot.com/2010/12/proses-penyusunan-personalia.html

Tugas kampus blogspot http://tkampus.blogspot.com/2011/12/penyusunan-personalia.html