Organisasi & Metode (Tugas I)

Pengertian organisasi  dan metode

Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

1. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4. Organisasi Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal

·       Sejarah Organisasi

(Nancy Dixon, 1994) organisasi adalah kemampuan untuk memanfaatkan kapasitas mental dari semua anggotanya guna menciptakan sejenis proses yang akan menyempurnakan organisasi”
(Peter Senge, 1990) “Organisasi di mana orang-orangnya secara terus-menerus mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, di mana pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, di mana aspirasi kelompok diberi kebebasan, dan di mana orang-orang secara terus-menerus belajar mempelajari (learning to learn) sesuatu secara bersama”
(Burky dan Perry, 1998) Organissasi adalah sebuah kesatuan yang terdiri dari sekelompok orang yang bertindaksecara bersama-sama dalam rangka mencapai tujuan bersama.

·       Desain Organisasi Formal & informal

Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Methode berasal dari Bahasa Yunani “Methodos’’ yang berarti cara atau jalan yang ditempuh. Sehubungan dengan upaya ilmiah,maka metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan.

Pengetahuan tentang metode-metode mengajar sangat di perlukan oleh para pendidik, sebab berhasil atau tidaknya siswa belajar sangat bergantung pada tepat atau tidaknya metode mengajar yang digunakan oleh guru. Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.

Adapun ciri-ciri dari Metode adalah
• Metode kualitatif cenderung subyektif dalam menentukan masalah dan perumusan masalah dan dalam deskripsi lebih banyak menggunakan data yang bersifat trend.
• Menjabarkan suatu masalah pada rumusan itu.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

·       Teori Organisasi

            Teori organisasi adalah teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi, Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang bagaimana sebuah organisasi menjalankan fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang didalamnya maupun lingkungan kerja organisasi tersebut.

Menurut Lubis dah Husein (1987) bahwa teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membecarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Teori organisasi merupakan sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap individu.

Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teori-teori organisasi yang pernah ada dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang. Yaitu meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai dari tahun seribu delapan ratusan(abad 19) yang mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama.
Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreativitas. Teori ini juga berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama dan mempunyai efek yang sama, yaitu :

       a.  Teori birokrasi : 

          dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism.

       b.  Teori administrasi : 

          dikembangkan atas dasar sumbangan Henry Fayol  dan Lyndall Urwick dari Eropa serta   Mooney dan Reiley dari Amerika.

       c.  Manajemen ilmiah : 

        dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor.

Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi (The human relation movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Anggapan dasar teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya, atas dasar anggapan ini maka teori neoklasik mendefinisikan “suatu organisasi” sebagai sekelompok orang dengan tujuan bersama. Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Howthorne dan dari tulisan Huga Munsterberg.

Dalam hal pembagian kerja, teori neklasik telah mengemukaan perlunya hal-hal sebagai berikut:

       a.  Partiipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan.

         b.  Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi.

       c. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para yunior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.

Teori modern ditandai  dengan  ahirnya  gerakan contingency yang

dipelopori Herbert Simon, yang  menyatakan  bahwa teori organisasi  perlu melebihi prinsip-prinsip yang dangkal dan terlalu disederhanakan  bagi suatu kajian mengenai kondisi yang dibawahnya dapat diterapkan  prinsip yang saling bersaing. Kemudian Katz dan  Robert Kahn dalam  bukunya “the social psychology of organization” mengenalkan perspektif  organisasi sebagai  suatu sistem terbuka. Buku tersebut mendeskripsikan  keunggulan-keunggulan  perspektif sistem terbuka untuk menelaah hubungan yang penting dari sebuah organisasi dengan  lingkungannya,  dan perlunya organisasi menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah jika organisasi ingin tetap bertahan

Teori modern yang kadang – kadang disebut juga sebagai analisa system pada organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan an saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan system terbuka.

·       Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen, Organisasi Dan Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula. Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu
pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber daya dan waktu yang tersedia
Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam prose pencapaian tujuan
Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.
Jadi hubungan antara manajemen, organisasi dan tata kerja dapat dilukiskanseperti di bawah ini.
Manajemen : proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antarmanusia;
Organisasi : alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.
Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut
harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Manajemen, organisasi dan tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan secara efisien.


Pendapat saya hubungan antara manajemen , organisasi serta tata kerja saling berhubungan dan sangat erat , karena ketiganya mempunyai peran penting yang saling berkaitan dan saling berarah kepada tercapainnya suatu tujuan secara efisien .

·       Fungsi satuan Organisasi dan Metode

Organisasi adalah sekumpulan orang atau badan yang mempunyai tujuan yang sama. Pandangan umum organisasi dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:

a. Sebagai wadah : tempat dimana kegiatan manajemen dijalankan.
b. Sebagai proses : memperhatikan interaksi/kerja sama antar orang-orang yang menjadi anggota organisasi
    tersebut :
     1. hub. formal = hubungan yang ditetapkan secara resmi oleh top manajemen.
     2. hub. informal = mempunyai 3 peranan :

      1) sarana komunikasi.
2) mengatur jalannya kerja                                              
3) kebebasan bertindak oleh anggota organisasi tersebut.


c. Sebagai sistem : 
1. sistem sosial (antar sesama manusia).
2. sistem fungsional (antar fungsi-fungsi yang dikaitkan secara tertentu dan integral untuk
     tercapainya suatu tujuan).
3. sistem komunikasi (sistem tata saluran/arus informasi dalam organisasi).

Referensi :

http://agungzetiadji.blogspot.com/2012/10/teori-organisasi.html

http://1stfauzi.blogspot.com/2012/11/hubungan-timbal-balik-antara-manajemen.html

http://aloel129.blogspot.com/2012/04/2-pengertian-organisasi-dan-metode.html

http://aliyuddin13.blogspot.com/2012/03/fungsi-satuan-organisasi-dan-metode_23.html

Manajemen Umum BAB X

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

( KOMUNIKASI )

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manajer karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan, dan fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus di komunikasikan kepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi manajemen baik secara lisan maupun tertulis.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur :

1.      Sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti.

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi.

3.      Sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

PROSES KOMUNIKASI

Ada dua model dalam proses komunikasi, yaitu :

1.      Model komunikasi antar pribadi

Model ini adalah model yang paling sederhana di dalam proses komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai berikut :

a.       Pengirim ( Sender = Sumber ) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.

b.      Pengkodean ( Encoding ), pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

c.       Pesan ( Message ), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

d.      Saluran ( Channel ), adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

e.       Penerima ( Recaiver ), adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

f.       Penafsiran Kode ( Decoding ), adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

g.      Umpan Balik ( Feedback ), adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi

2.      Komunikasi dalam organisasi

Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada empat faktor, antara lain :

a.         Jalur komunikasi formal

            Efektifitas komunikasi akan efektif melalui dua cara :

-          Jalur formal dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi.

-          Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.

b.      Struktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan status dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

c.       Spesialisasi Jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.

d.       Pemilikan Informasi

Individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :

1.      Komunikasi Vertikal

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.

2.      Komunikasi Lateral atau Horizontal

Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.

3.      Komunikasi Diagonal

Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :

1.      Pemutusan kebutuhan manusiawi.

2.           Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.

3.      Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

4.       Sumber informasi hubungan pekerjaan.

            Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF

Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

1.      Hambatan Organisasional

a.  Tingkatan Hirarki

Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

b.  Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

c.   Spesialisasi

Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

d.   Hambatan Antar Pribadi

Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :

-          Persepsi selektif

-           Kedudukan komunikator

-           Keadaan membela diri

-           Pendengaran lemah

-           Ketidak tepatan penggunaan bahasa

PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :

1.      Kebutuhan akan komunikasi yang efektif

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2.      Komunikator yang lebih efektif

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.      Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.

2.      Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

3.      Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.

4.      Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.

5.      Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.

6.      Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.

7.      Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.

8.      Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.

9.      Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.

10.  Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.

Referensi :

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/pengarahan-pengembangan-organisasi.html

Manajemen Umum BAB IX

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

( MOTIVASI )

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan suatu proses untuk mencoba mempengaruhi seseorang agar melakukan sesuatu yang kita inginkan. Seorang karyawan mungkin menjalankan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, mungkin pula tidak. Maka dari itu hal tersebut merupakan salah satu tugas dari seorang pimpinan untuk bisa memberikan motivasi (dorongan) kepada bawahannya agar bisa bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan. Motivasi adalah juga subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.

Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya yang selanjutnya akan menentukan efektivitas manajer. Ada dua faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal atau disebut juga persepsi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang semuanya ini mempunyai pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau tujuan. Dorongan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk perilaku.

·         PENTINGNYA MOTIVASI

Dalam bab IX ini akan dibahas berbagai permasalahan tentang pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana menggerakkan para anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya, bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan komunikasi didalam organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi dan bagaimana mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.

Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi dan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi sangatlah penting karena akan menentukan efektifitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.

·         PANDANGAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI

Pandangan motivasi dalam organisasi dapat dilihat dari tiga jenis teori motivasi yang ada, yaitu :

1.      Model Tradisional

            Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan sistem pengupahan insentif untuk memacu para pekerja agar memberikan produktivitas yang tinggi.

            Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan penghargaan dalam wujud materi (uang). Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi. Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja akan mencari jaminan daripada hanya kenaikan upah kecil dan sementara.

2.      Model hubungan Manusiawi

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat perhatian yang lebih besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.

3.      Model Sumber Daya Manusia

McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengkritik model hubungan manusiawi, bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti, dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

·         TEORI-TEORI MOTIVASI

Teori-teori Motivasi dapat diklarifikasikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

1.Teori Petunjuk (prescriptive theories), yaitumengemukakan bagaimana memotivasi para karyawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.

2.Teori-teori Isi (content theories) kadang-kadang disebut teori-teori kebutuhan (need theories), adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi. Teori-teori yang sangat terkenal diantaranya :

o       Hirarki Kebutuhan dari Psikolog Abraham H. Maslow.

o       Frederick Herzberg dengan teori motivasi-pemeliharaan atau motivasi-higienis.

o       Teori prestasi dari penulis dan peneliti David McCleland.

3.Teori Proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi. Teori-teori yang termasuk kategori teori-teori proses adalah:

o       Teori Pengharapan

o       Pembentukan perilaku (Operant Conditioning)

o       Teori Porter-Lawler

o       Teori Keadilan.

·         TEORI-TEORI ISI

Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :

1.      Hirarki kebutuhan Maslow

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :

o       Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)

o       Kebutuhan harga diri (esteem needs)

o       Kebutuhan sosial (social needs)

o       Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)

o       Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)

2.      Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.

Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :

o       Pekerjaan yang kreatif dan menantang

o       Prestasi

o       Penghargaan

o       Tanggungjawab

o       Kemungkinan meningkat

o       Kemajuan

3.      Teori Prestasi

Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan profesional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :

o       Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.

o       Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.

o       Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.

o       Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.

·         TEORI-TEORI PROSES

Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :

1.      Teori Pengharapan (Expectancy theory)

Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :

o       Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi.

o       Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.

o       Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.

Menurut Victor Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :

o       Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu.

o       Menilai balas jasa dari hasil usahanya.

REFERENSI :

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/bab-ix-pengarahan-pengembangan.html